מאפייני תוכנת VONDLE -ניהול פרויקטים,תוכנה לניהול ומסמכים
- 1. אפשרות העלאה והורדה של כל סוגי הקבצים הרלוונטים
- (PDF, DOC, PLT, ZIP ועוד) אל ומחוץ לתוכנה לניהול פרויקטים.
- 2. אפשרות הצגה וצפייה בקבצים מסוגים שונים כגון שרטוטים, תמונות ומסמכים בתוכנת ניהול, בנוסף יכולות הצגת קבצים בעלי סיומות שונות כגון:bmp, pdf, dwg, plt, jpeg, doc, xls ועוד, וזאת ללא צורך בהתקנת תוכנות אוטוקאד, רישיונות, גרסאות וכדומה.
- 3. יצירת תקשורת מיידית בין כל גורמי הפרויקט בו-זמנית בכל שלבי ניהול הפרויקטים, וזאת על אף הפיזור הרב הן בהיבט הגיאוגרפי והן בהיבט הארגוני (ערים ומדינות שונות, משרדים שונים ותרבות ניהולית שונה). בנוסף מניעת המשפט הנפוץ: "לא קיבלתי את החומר המעודכן".
- 4. מודול Redline המאפשר הערות ע"ג שכבות, מסמכים, שרטוטים ותמונות ושליחת הודעה לכל הגורמים המעורבים בפרויקט בזמן אמת על שינויים, ובכך מקצר את התהליך ממספר שבועות וימים למס´ שעות בודדות. בנוסף פונקציה זו מתעדת את כל ההערות שנוצרו ומאפשר שליפתם והצגתם על פי הצורך בכל נקודת זמן.
- 5. ארכיב מסודר ואיכותי שמציג בראש הרשימה תמיד את הגרסה העדכנית ביותר שהועלתה למערכת והצגתה למשתמש. יחד עם זאת המערכת שומרת את כל הגרסאות הקודמות בסדר לוגי כפי שהועלו ע"י המשתמשים בעבר, ניהול מסמכים ללא דופי.
- 6. פורום המאפשר דיון של משתתפים לגבי נושא מסוים, לדוגמה: שינוי שנעשה על מסמך מסוים העלאת רעיונות, הצפת קשיים וכדומה.
- 7. מערכת הרשאות מובנת המאפשרת גישה סלקטיבית של משתמשים לשינויים, הורדה והעלאת חומר וכדומה. מערכת ההרשאות מאפשרת למנהלים בפרויקט לקבוע ולנהל את רמת החשיפה והגישה לחומר הפרויקט.
- 8. מערכת ניהול משימות ותהליכים עם תצוגה גראפית המאפשרת ניהול תהליכים ע"י הטלת משימות על המשתתפים בתהליך, הגדרת לוחות זמנים לביצוע, הסטאטוס בו מצוי התהליך בזמן אמת. יכולת זו מאפשרת לצמצם סחבת, עיכובים, תקלות אותם חווים במהלך חייו של הפרויקט הן בשלב התכנון והן בשלב הביצוע.
9. כלי ניהולי להפעלת תהליכי ISO לכלל המערכת הפנימית ולגופי הבקרה וביקורת במנגנונים המוסדיים והממשלתי.
10. ניהול יומן פרויקטאלי המאפשר מעקב אחר פגישות, ואירועים שונים בפרויקט.
11. מודול פקס נכנס - פונקציה זו מאפשרת קליטת פקסים למספר טלפון וירטואלי וקליטתו כקובץ לתוך הספריות של מערכת ה – VONDLE. יכולת זו מאפשרת יידוע כל הגורמים בפרויקט בעדכונים ע"י משלוח פקס למספר טלפון אחד והצגת המסמך במערכת ה – VONDLE לכל המשתתפים בפרויקט.
12. מודול להזמנה והפקה של העתקי אור קיימות 3 חלופות להזמנה המותאמות למידת הבקרה אותה רוצה להפעיל הלקוח על חברי הפרויקט:
חלופה א´ - הפשוטה ביותר, אך תהליך הבקרה על המכון הינו לאחר מעשה (מאפשר תיעוד מדויק אך אינו מתערב בהליך העבודה בין המזמין של ההעתקים לבין המכון)
רוב המתכננים והיזמים עובדים בשיטה זו (החברות המתחרות לא מציעות חלופות אחרות).
חלופה ב´ - אישור ביצוע ההזמנה ע"י מנהל פרויקט או גורם מאשר מטעמו.
בחלופה זו האישור של מנהל הפרויקט להזמנה נעשה לפני שהמכון קיבל את ההזמנה.
בחלופה זו יש למנהל הפרויקט שליטה על התוכן וכמות ההעתקים, אך נושא גודל ההעתק ניתן לבדיקה רק לאחר ביצוע ההזמנה על ידי המכון.
ניתן לקבל דוח להזמנה בודדת, יומי, שבועי או חודשי ובו יוצג הגודל והמחיר במידה ונדרש.
חלופה ג´ – אישור ביצוע ההזמנה לאחר שנקלטה במכון העתקות (בקשה לאישור ההזמנה מופנה אל מנהל הפרויקט על מנת שהמכון יבצע אותה). בחלופה זו ישנו פיצול בעבודת המכון בין קבלת ההזמנה וקליטתה (כולל בדיקה לקביעת הגודל) לבין הליך ביצוע.הדפסת ההעתקים מתאפשרת רק לאחר קבלת האישור ממנהל הפרויקט.
הזמנות ממכוני העתקות נעשית בצורה ישירה מתוך מערכת ה – VONDLE. מודול זה מאפשר למנהלים יכולות שליטה ובקרה בהזמנות של העתקות אור לגורמים המעורבים בפרויקט תוך חסכון ניכר ודיוק בפרטים
